Motion av Kjell-Runo Ärlebrandt
Jag har problem med att medlemmarna lämnar e-postadresser som inte fungerar eller glömmer bort att meddela föreningen när de byter e-postadress. Detta medför att vi får felmeddelanden när vi skickar e-post till alla medlemmar. Jag tar då bort de felaktiga e-postadresserna för att undvika felmeddelanden.
De medlemmar som inte finns med på mailinglistan får inga meddelanden från föreningen. Vissa av medlemmarna har bett om att inte finnas med på mailinglistan men majoriteten av de som blir bortplockade blir det p.g.a. att deras e-postadress inte fungerar.
Jag vill ha ett styrelsebeslut på vilka åtgärder som skall tas då en e-postadress inte fungerar. Mitt förslag är att den som sköter mailinglistan försöker kontakta medlemmen med felaktig e-postadress via telefonen (om telefonnummer uppgivits) och meddelar vad som skett samt ber om en fungerande e-postadress. Skulle det visa sig att medlemmen inte kan kontaktas via telefon eller inte kan ge en fungerande e-postadress får denne på eget initiativ kontakta föreningen och be om information eller lämna uppgifter som leder till att han/hon kan föras in på mailinglistan igen.
Fråga:
Hur skall vi förfara med medlemmar som inte har fungerande adresser?
7B) System för postmottagaren
Motion av Kjell-Runo Ärlebrandt
Som postmottagare får man föreningens post i sin hand men vad är det tänkt att man skall göra med den? Just nu har vi inget bra system för att låta medlemmarna ta del av den post vi får, t.ex. kallelser till konvent.
Fråga:
Jag motionerar om att styrelsen bestämmer vad som skall ske när
postmottagaren får föreningspost som medlemmarna bör få tillgång till.
Motion av Kjell-Runo Ärlebrandt
Nu har vi köpt in två pistolrepliker enligt styrelsebeslut (2000-08-28). Jag (i egenskap av webmaster) har inte satt ut dem i listan över artiklar i biblioteket på vår hemsida ännu eftersom jag tycker att det inte är passande.
Det är lämpligt att styrelsen tar ett beslut om att inte offentliggöra att vi har två pistolrepliker till utlåning i vårt bibliotek.
Fråga:
Skall de två replikorna finnas med i bibliotekslistan på nätet?
7D) Informationskväll
Motion av Kjell-Runo Ärlebrandt
Våra nya medlemmar och säkert de flesta av de gamla har ingen eller liten aning om hur vår förening fungerar i praktiken. Det ligger i vårt intresse att informera dem och att försöka göra dem intresserade av att medverka mera aktivt.
Jag föreslår att vi anordnar en informationskväll där vi inbjuder våra medlemmar att få reda på mera om föreningen, de olika styrelseposterna och förtroendeuppdragen samt bidragssystemet. Givetvis bör styrelsen vara närvarande och svara på medlemmarnas frågor. Tidpunkten för mötet bör vara före årsmötet och jag föreslår tisdag v.42 (17/10).
Fråga:
Bör så ske?
Motion av Kjell-Runo Ärlebrandt
Komplettering av tidigare beslut om förskottering av pengar för inköp till föreningen.
För att undvika missförstånd och klargöra styrelsens tolkning av hur inköp sanktionerade av styrelsen bör göras bör vi göra följande tillägg till det beslut vi tog i frågan 000928:
"I de fall där en medlem köper in artiklar till föreningen på uppdrag av föreningens styrelse skall kassören se till att medlemmen i förväg får de pengar som behövs för inköpet. Detta under förutsättning att köpet inte går att göra mot faktura, då kassören löser ut artiklarna, och att medlemmen kvitterar pengarna han/hon får av föreningen. Skulle köpet av någon anledning inte bli av måste medlemmen återbetala pengarna till föreningen och då skriver kassören ut ett kvitto på återbetalningen. Köps inte alla artiklar in, eller att de köps till lägre pris, så måste medlemmen återbetala överskjutande summa till föreningen som då skriver ut ett kvitto på återbetalningen. Då kvittot för köpet samt artiklarna lämnats till föreningen (kassör eller ordförande) anses köpet vara avslutat (undantagsfallen redovisade tidigare) och därmed rivs kvittensen där medlemmen intygat att han/hon fått pengarna.
Beställningen av artiklarna skall vara gjord inom 14 dagar efter det att medlemmen kvitterat ut pengarna. Vid återbetalning skall detta ske inom 14 dagar efter det att föreningens styrelse fått vetskap om att köpet inte går att genomföra, d.v.s. senast 28 dagar efter att medlemmen fått tillgång till pengarna."
Fråga:
Kan mötet acceptera att ovanstående kompletterar tidigare beslut i frågan?
7F) Regelverket
Motion av Kjell-Runo Ärlebrandt
Nu har den grupp som utsågs till att arbeta fram ett regelverk för hur föreningen och dess medlemmar bör samverka inkommit med ett förslag till hur det kan se ut. Detta förslag bör sättas ut på hemsidan så att medlemmarna kan ta del av det och få en möjlighet att inkomma med synpunkter och på så vis påverka dess utformning.
Jag föreslår att webmastern får i uppdrag att lägga ut förslaget på hemsidan och att han därefter meddelar medlemmarna via mailinglistan "fotfolk" att regelverket är utlagt på hemsidan och att alla medlemar bör ta del av det och inkomma med synpunkter.
Fråga:
Bör så ske?
Kassören har tagit reda på ABFs bidragsrutiner och har kommit fram till att de skulle bara ge mer pengar om våra rollspelsgrupper var mycket stora (10-20 personer) och föreslår därför att vi inte ska byta bidragsgivare
Fråga:
Ska vi byta bidragsgivare?
7H) Upplysningsfrågan
Motion av Wilhelm Persson
Den befintliga belysningen i lokalen är i mitt tycke ganska olämplig, den är svår att reglera och dessutom känns det som att sitta i ett klassrum med ljusrören i taket.
Därför tycker jag att föreningen skall köpa in ett antal golvlampor eller läslampor på stativ, så man lättare kan reglera ljusnivån i spelrummen.
Frågor:
1. Skall föreningen överväga inköp av lampor?
2. Vem utses isåfall att kolla upp priser odyl.
7I) Datorer
Motion av Kjell-Runo Ärlebrandt
Det finns medlemmar i föreningen som är intresserade av dataspel men hindras av begränsad ekonomi och universitetets regler för spelande i deras datasalar.
Jag anser att det vore till gagn för föreningen om vi kunde skapa en egen datasal i mindre format. 4-8 datorer, där våra medlemmar kunde träffas för att spela dataspel. Dels tror jag att fler av våra nuvarande medlemmar skulle uppskatta sitt medlemskap och så vore det ett medel för att locka nya medlemmar.
Datorerna behöver inte vara av senaste modell utan det räcker med 233 Mhz, 32 MB ram, 2 Gb hårddisk, 2D-kort, SB 16 och 8 spinn CD. Monitorerna är en känsligare fråga eftersom 15-tum är för litet och vi har inte råd att köpa in nya 17-tums skärmar.
Jag föreslår att vi utser en eller två personer som får till uppgift att undersöka om det finns möjlighet att få en nätverksuppkoppling i KJELLaren och om det går att få tag på i första hand fyra (4) begagnade datorer med 17-tums skärmar för totalt 20 000 kr. Vi måste också köpa in en hubb så att datorerna kan kopplas samman och dela på närverksuttaget.
Frågor:
1. Skall föreningen göra efterforskningar om inköp av datorer?
2. Vem utses till efterforskare (2 personer)?
Kjell informerade om att vi kan få ha med en bild på styrelsen i årets fotokatalog.
Fråga:
Ska vi ta en bild på styrelsen för fotokatalogen?
8B) Hamburgergrill : Uppföljande av beslut från föregående styrelsemöte
På föregående styrelsemöte informerades det att föreningen har blivit erbjuden att köpa en hamburgergrill som skulle användas till försäljning av hamburgare utanför kåren. Styrelsen tog då beslutet att Kjell skulle kolla upp grillens skick och vad tillstånd skulle komma att kosta.
Kjell informerade om gillens skick och att tillstånd skulle kosta ca 1000 kr / år
Fråga:
Skall vi köpa hamburgergrillen för 200 kr?
8C) Lajv och Väsen
Rollspelsföreningen Väsen har kommit med förfrågan att vi ska länka till deras hamsida från våran lajv sida.
Tillbaka till Tärningen Avgörs historia